À l’heure où le bureau s’installe à domicile, comment s’organisent les espaces de coworking pour maintenir leur activité et garder le lien avec leurs résidents. Exemple avec Newton Offices, à Marseille.

De plus en plus d’indépendants ou d’entreprises ont fait le choix, ces dernières années, de travailler en bureaux partagés, pour contrer l’isolement et créer une nouvelle forme de convivialité professionnelle. Les espaces de coworking ne sont pas épargnés par la crise sanitaire du Covid-19. Les sites ont dû revoir leur organisation pour leurs équipes et leurs clients. Exemple avec Newton Offices, et le site de La Joliette. À l’heure du télétravail, Guillaume Pellegrin, président de Tivoli Capital et fondateur des espaces de travail Newton Offices revient sur la manière dont la structure s’est adaptée, et sur les mesures mises en place pour aider les entreprises dans le contexte actuel. Entretien.

Comment Newton Offices Joliette a réorganisé son activité durant cette crise sanitaire ?

, Les espaces de coworking à l’heure du Covid-19, Made in MarseilleMon rôle en tant que dirigeant est de prévoir et d’anticiper pour protéger la santé de mes équipes. J’ai des amis milanais que j’ai au téléphone très régulièrement et qui m’ont permis d’anticiper les choses. Ils ont eu quelques jours d’avance sur le confinement, et sur les mesures à prendre. J’étais convaincu que la France ne serait pas épargnée. Cela m’a permis d’être assez réactif et d’avoir un petit temps d’avance sur les décisions.

Les équipes sont déjà très bien équipées, puisqu’on a des drives partagés, des ordinateurs portables… J’ai toujours voulu que l’on soit très mobile, et cela, depuis la création pour que les informations soient accessibles à tout moment à distance. Ça a permis de ne pas avoir de trou d’air dans la continuité du travail des équipes du siège, sécuriser l’activité et la santé de mes salariés.

Et sur le site, quelles mesures ont été mises en place ?

En fonction des différents stades de l’épidémie et des annonces, nous avons mis en place des mesures sanitaires. Nous avions déjà mis du gel hydro-alcoolique sur le site, qu’on s’était d’ailleurs démenés à avoir. On a abandonné le rituel de la bise et poignées de main à l’accueil, qu’on a depuis trois ans. Donc on a très vite mis en place les gestes barrières. On a aussi très vite réagi avec notre prestataire de ménage pour qu’il soit réalisé de manière encore plus scrupuleuse. On a également arrêté la machine à café que tout le monde touche, pour respecter les gestes barrières.

Nous avions aussi anticipé lundi, la première annonce du président de la République, en imaginant quel serait le pire des scénarios pour l’activité, mais toujours en espérant le meilleur. Nous avons procédé à un gros ménage, avant même l’annonce du confinement, nettoyé tous les frigos, jeté tout ce qui était périssable etc… On était donc prêt dès le lundi soir à un confinement drastique. Finalement, cela a été moins lourd que prévu.

Vos clients peuvent-ils encore se rendre dans l’espace de coworking ?

Notre outil permet encore aujourd’hui à nos clients, qui ne peuvent pas faire du télétravail, d’aller travailler dans les petits bureaux privatifs, avec un service de ménage qui se poursuit et qui a été adapté pour tenir compte des mesures sanitaires. Les contrôles d’accès ont été aussi adaptés pour que ce soit sécurisé en permanence, même s’il n’y a plus nos équipes sur place, elles restent disponibles à distance.

Avez-vous opté pour le chômage partiel pour maintenir l’activité ?

Pour l’instant, nous ne sommes pas passés en chômage partiel. Tout le monde travaille à distance. J’ai une quinzaine de salariés, ce sera au cas par cas. Le chômage partiel est bien sûr une éventualité, mais pour l’instant, on est encore dans le brouillard. Mon rôle c’est, quoi qu’il arrive, de préserver la santé de mes salariés, pour repartir ensuite le plus vite possible, et éviter un redémarrage lent.

Que pensez-vous des annonces nationales et plus régionales, pour venir en aide aux entreprises durant cette période ?

Ce n’est pas le temps des polémiques, mais celui où les politiques doivent écouter les spécialistes économiques pour prendre les bonnes décisions dans l’urgence, et inversement. Tout ce qui est en faveur de la préservation de la trésorerie des entreprises en ce moment sont des bonnes mesures.

Avez-vous décidé à votre niveau de donner un coup de pouce à vos résidents pour traverser la crise ?

Depuis la naissance de Newton en 2017, on prône la bienveillance, la sincérité, et la transparence comme valeurs. Ce n’est pas maintenant que l’on va les renier, bien au contraire. C’est en ce moment, plus que jamais, qu’il faut être solidaires. Du coup, la mesure forte que l’on a prise, avant même les différentes annonces qui n’étaient pas très claires au départ, c’est de reporter le paiement des factures d’avril, ce qui a été un vrai bol d’air pour nos clients, sans distinction en fonction de la taille des sociétés.

Le télétravail à domicile, c’est le tout le contraire de ceux qui optent pour les espaces partagés. Est-il difficile de garder le lien ?

L’une des leçons de ce confinement : c’est qu’on ressent encore plus le besoin d’être ensemble. Alors pour nous, il est impératif de garder le lien, avec nos équipes et nos clients. D’ailleurs très vite, le premier vendredi du confinement, on a fait un apéro-visio avec l’équipe que l’on renouvelle tous les vendredis. On a d’ailleurs donné aussi accès à cet outil « visio » à tous nos clients. J’ai envoyé un mail personnellement à l’ensemble des résidents, parce que c’est aussi le moment de communiquer plus et de s’entraider. Ils reçoivent aussi une newsletter régulièrement. Notre promesse à Newton, c’est de donner à nos clients la bonne énergie et ça passe aussi par l’alimentation, le sport, une bonne organisation au boulot…

, Les espaces de coworking à l’heure du Covid-19, Made in Marseille

Vous parlez de donner la bonne énergie, justement des activités à distance sont-elles envisagées ?

Il y a des ressources très précieuses au sein de cette communauté Newton Joliette avec différents savoir-faire. On va solliciter dans les jours qui viennent nos clients pour savoir ce que chacun peut apporter en termes de bonnes pratiques, de conseils juridiques, pour bien télétravailler… On va essayer de mettre en place des activités en ligne avec des thématiques choisies animées par nos clients ou des intervenants extérieurs. Pour faire profiter un plus grand nombre, nous pensons même ouvrir ces activités à l’extérieur des résidents Newton, car l’union et le partage sont importants en ces moments de crise. A l’image d’Isaac Newton qui a trouvé la loi de la gravitation universelle en restant confiné chez lui lors de l’épidémie de Peste en 1665, nous voulons mettre à profit cette période pour trouver d’autres façons de travailler, encore mieux se connaître et s’entraider.

Quel regard portez-vous sur le télétravail forcé, vous qui avait créé des espaces des coworking ?

Le télétravail forcé est très instructif, il révèle notre manque essentiel de lien social physique : le besoin d’être ensemble dans un lieu de travail et il confirme notre vision chez Newton : il nous faut des espaces de travail efficaces incluant de nombreux espaces de convivialité. Il nous permet aussi de tirer des leçons sur le matériel nécessaire, l’organisation entre les équipes, la gestion du temps. Nous apprenons énormément d’un moment comme celui-ci et cela nous permet de parfaire notre prestation de services et ainsi préparer le futur du télétravail post confinement. Nous pensons recevoir plus de clients qui choisiront de venir télétravailler depuis nos bureaux plutôt que de leur domicile.

Est-ce qu’à long terme cette crise pourrait avoir des effets positifs sur le marché du coworking ?

Oui je pense que cela va avoir un impact positif pour plusieurs raisons. Les espaces de co-working offrent une flexibilité incomparable dans le temps et l’espace puisqu’ils permettent d’adapter son contrat au mois le mois en fonction du nombre de collaborateurs. Cela permet donc de réduire ses coûts fixes et par là même, préserver sa trésorerie. N’oublions pas que ce modèle est né dans un contexte de crise. Cette période nous aura fait comprendre que le télétravail est possible de chez nous, mais qu’il nous manque tout d’abord du lien social mais aussi, pour un plus grand nombre, des outils professionnels optimisés. Les espaces Newton Offices ont déjà été pensés pour favoriser l’efficacité au travail tout en proposant plusieurs espaces de respiration essentiels au « vivre ensemble ».

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